Đôi khi, khi bạn nhập dữ liệu hoặc làm việc với người khác trên bảng tính, dữ liệu có thể trở nên lộn xộn. Bạn có thể có các bản sao, dữ liệu không nhất quán hoặc thừa khoảng trắng. Google Trang tính cung cấp một số tính năng giúp bạn dọn dẹp dữ liệu của mình.
1. Gợi ý dọn dẹp
2. Xóa trùng lặp
3. Cắt khoảng trắng
1. Gợi ý dọn dẹp
Một tính năng giúp bạn tìm và sửa dữ liệu là các đề xuất. Công cụ này cho bạn thấy sự không nhất quán trong dữ liệu của bạn cùng với các bản sao hoặc ô có dấu cách ở đầu hoặc ở cuối. Nếu bạn không chắc mình cần làm loại dọn dẹp nào thì đây là một cách hay để bắt đầu.
Chọn một trang tính để bắt đầu. Chuyển đến tab Dữ liệu, di chuyển đến Dọn dẹp Dữ liệu và chọn “Đề xuất Dọn dẹp”.
Khi thanh bên mở ra ở bên phải, bạn sẽ thấy mọi thứ mà công cụ tìm thấy trong trang tính của bạn. Trong ví dụ của chúng tôi, bạn có thể thấy rằng chúng tôi có dữ liệu không nhất quán. Chúng tôi có Hoa Kỳ trong một số ô và Hoa Kỳ ở những ô khác.
Nếu bạn di con trỏ chuột qua một mục trong thanh bên, thao tác này sẽ làm nổi bật dữ liệu đó trong trang tính của bạn. Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy màu đỏ là lỗi và màu xanh lục là gợi ý. Và nếu có nhiều dữ liệu liên quan, bạn sẽ thấy một mũi tên ở cuối phần đó mà bạn có thể mở rộng.
Bạn có thể cho phép công cụ tự động dọn sạch dữ liệu bằng cách chọn dấu kiểm. Bạn có thể tùy chọn chỉnh sửa dữ liệu nếu muốn sử dụng thứ gì đó khác bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì và nhập nội dung bạn thích. Ở đây, chúng tôi sẽ giữ đề xuất Hoa Kỳ sẽ thay thế tất cả các mục Hoa Kỳ.
Tiếp theo, bạn có thể thấy rằng công cụ cũng tìm thấy các hàng trùng lặp và khoảng trắng thừa được gọi là Khoảng trắng. Một lần nữa, hãy di con trỏ chuột qua một mục và bạn sẽ thấy mục đó được đánh dấu trong trang tính của mình.
Để cho phép công cụ sửa dữ liệu bổ sung cho bạn, hãy chọn “Xóa” đối với các bản sao hoặc “Cắt bỏ tất cả” đối với khoảng trắng.
Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với trang tính của mình trong khi thanh bên Đề xuất dọn dẹp đang mở, hãy nhấp vào “Làm mới” để kiểm tra lại trang tính.
2. Xóa trùng lặp
Một giải pháp thay thế cho Đề xuất Dọn dẹp là công cụ Xóa Bản sao. Điều này rất hữu ích nếu bạn biết trước rằng dữ liệu của mình có thể chứa các bản sao. Bạn có thể chuyển trực tiếp đến tùy chọn này để loại bỏ chúng.
Chọn các ô bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Chuyển đến tab Dữ liệu, chọn Dọn dẹp Dữ liệu và chọn “Xóa các Bản sao”.
Nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy chọn hộp đó ở đầu cửa sổ bật lên. Sau đó, xác nhận các cột bạn muốn xem lại và nhấp vào “Xóa các mục trùng lặp”.
Bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu mục trùng lặp đã được tìm thấy và xóa. Chọn “OK” để đóng cửa sổ.
3. Cắt khoảng trắng
Giống như tính năng Xóa trùng lặp, bạn có thể biết rằng bạn có thêm khoảng trắng trong một số ô của mình. Công cụ Trim Whitespace có thể sửa lỗi này cho bạn mà không cần xóa các khoảng trắng theo cách thủ công.
Chọn các ô bạn muốn kiểm tra hoặc chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào hình chữ nhật ở trên cùng bên trái. Chuyển đến tab Dữ liệu, chọn Dọn dẹp dữ liệu và chọn “Cắt bỏ khoảng trắng”.
Sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu ô có khoảng trắng thừa đã được cắt bớt.
Bằng cách sử dụng ba công cụ dọn dẹp dữ liệu này trong Google Trang tính, bạn có thể tìm và sửa dữ liệu lộn xộn mà không cần thực hiện tất cả các thao tác thủ công.