Nếu bạn dành nhiều thời gian để làm những việc như chia nhỏ tệp PDF, chuyển đổi hình ảnh hoặc tạo tệp ZIP, thì có một cách để tăng tốc từng quy trình. Sử dụng Automator trên máy Mac, bạn có thể thiết lập tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian.
Sử dụng Automator trên máy Mac
Đối với mỗi quy trình bên dưới, bạn sẽ tạo một tài liệu mới trong Automator. Với mục đích của hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo Ứng dụng hoặc Tác vụ nhanh.
Ghi chú: Ứng dụng là một công cụ độc lập sử dụng một biểu tượng mà bạn có thể đặt trên màn hình của mình. Thao tác nhanh là một dịch vụ mà bạn có thể truy cập bằng cách nhấp chuột phải hoặc mở menu Khác bên dưới Bản xem trước của Finder.
Để bắt đầu, hãy mở Automator từ Finder > Go > Applications. Chọn “Tài liệu mới” rồi chọn “Ứng dụng” hoặc “Hành động nhanh” theo tự động hóa mà bạn định thiết lập và nhấp vào “Chọn”.
Sau đó, chọn “Hành động” ở trên cùng bên trái và mở rộng Thư viện bên dưới nếu cần.
Làm theo các bước còn lại để tạo từng tự động hóa như được mô tả bên dưới. Sau đó, lưu tự động hóa bằng Tệp > Lưu từ thanh menu. Đặt tên cho nó, tùy ý chọn một vị trí cụ thể và nhấp vào “Lưu”.
1. Tách các tệp PDF
Khi bạn nhận được các tài liệu PDF dài, bạn có thể cần chia chúng thành các tệp riêng biệt. Với Automator, bạn có thể chia nhỏ tài liệu và nhận một tệp khác nhau cho mỗi trang.
Đối với điều này, chúng tôi sẽ tạo một Ứng dụng trong Automator cho phép chúng tôi chỉ cần kéo và thả tệp của mình vào đó. Chọn “PDF” trong Thư viện rồi kéo Split PDF vào cửa sổ quy trình làm việc ở bên phải.
Trong hộp hành động Tách PDF, chọn thư mục mà bạn muốn lưu các tệp đã tách. Sau đó, chọn Tên tệp đầu ra. Bạn có thể làm cho nó giống với đầu vào hoặc nhập Tên tùy chỉnh. Tùy ý chọn hộp để Thay thế các tệp hiện có.
Lưu ứng dụng bằng menu Tệp như được mô tả trước đó. Để tách một tệp PDF, chỉ cần kéo nó vào ứng dụng hoặc vào biểu tượng của nó.
Sau đó, bạn sẽ thấy mỗi trang của mình dưới dạng các tệp riêng biệt.
2. Hình mờ PDF
Một tác vụ khác mà bạn có thể thực hiện với các tệp PDF là tạo hình mờ cho chúng. Thay vì dành thời gian thêm logo hoặc hình ảnh đó theo cách thủ công, bạn có thể để Automator làm điều đó cho bạn.
Đối với điều này, chúng ta sẽ tạo một Tác vụ nhanh trong Automator nhưng bạn có thể tạo một Ứng dụng nếu muốn. Chọn “PDF” trong Thư viện rồi kéo Hình mờ Tài liệu PDF vào cửa sổ quy trình làm việc ở bên phải.
Nhấp vào “Thêm” để chọn hình mờ hình ảnh. Sau đó, bạn sẽ thấy bản xem trước ở dưới cùng nơi bạn có thể điều chỉnh nó.
Bạn có thể đặt hình mờ bên trên hoặc bên dưới nội dung PDF, sử dụng các trường X và Y để bù đắp, chia tỷ lệ hình mờ, tạo góc hoặc điều chỉnh độ mờ.
Tiếp theo, bạn có thể chọn vị trí để đặt tệp PDF có hình mờ hoặc mở ngay tệp đó bằng một ứng dụng trên máy Mac của mình. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm hành động để mở tệp trong Bản xem trước.
Chọn “Tệp & Thư mục” trong Thư viện và kéo Mở các Mục Finder bên dưới hộp hình nền mờ trong quy trình làm việc. Chọn một ứng dụng trong danh sách thả xuống Mở bằng.
Lưu Tác vụ nhanh bằng menu Tệp, sau đó chọn tệp PDF để dùng thử. Bấm chuột phải vào tệp và chọn Tác vụ nhanh hoặc sử dụng Thêm bên dưới Bản xem trước ở bên phải để chọn tệp.
Sau đó, bạn sẽ thấy tệp PDF có hình mờ của mình được mở trong ứng dụng mà bạn đã thiết lập.
3. Chuyển đổi hình ảnh
Một nhiệm vụ tẻ nhạt khác mà Automator có thể trợ giúp là chuyển đổi hình ảnh từ loại tệp này sang loại tệp khác. Ví dụ: điều này hữu ích cho hàng loạt hình ảnh mà bạn cần thay đổi từ PNG sang JPG hoặc ngược lại.
Đối với quy trình này, chúng tôi cũng sẽ sử dụng Tác vụ nhanh. Chọn “Ảnh” trong Thư viện rồi kéo tác vụ Thay đổi loại hình ảnh sang phải.
Bạn sẽ được hỏi có muốn tạo một bản sao của hình ảnh trước khi chuyển đổi nó không. Chọn “Thêm” để làm như vậy hoặc “Không thêm” để tiếp tục mà không tạo bản sao của bản gốc.
Tiếp theo, chọn định dạng tệp bạn muốn chuyển đổi hình ảnh của mình sang trong danh sách thả xuống To Type.
Lưu Tác vụ nhanh bằng menu Tệp và sau đó dùng thử. Truy cập và chọn hành động bằng cách nhấp chuột phải vào tệp hoặc sử dụng Thêm ở cuối Bản xem trước ở bên phải.
4. Cắt ảnh
Có thể đó là việc cắt xén hình ảnh theo cùng kích thước chính xác mà bạn cần thực hiện thường xuyên. Bạn có thể làm điều này với Automator bằng cách chọn trước kích thước bạn muốn sử dụng.
Chúng tôi cũng sẽ sử dụng Tác vụ nhanh cho việc này để chúng tôi có thể cắt hình ảnh bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Chọn “Ảnh” trong Thư viện và kéo Cắt ảnh vào quy trình làm việc.
Giống như chuyển đổi hình ảnh, bạn sẽ được hỏi có muốn giữ lại một bản sao của bản gốc hay không. Chọn “Thêm” hoặc “Không thêm” cho hành động sao chép theo tùy chọn của bạn.
Sử dụng danh sách thả xuống To Dimensions trong hộp Crop Images để chọn “By Percentages” hoặc “To Dimensions”. Sau đó, nhập các số vào trường Chiều rộng và Chiều cao.
Nếu bạn chọn To Dimensions, bạn cũng có tùy chọn chia tỷ lệ hình ảnh trước khi cắt xén. Sử dụng trình đơn thả xuống Tỷ lệ trước khi cắt để chọn một tùy chọn nếu bạn muốn.
Lưu Tác vụ nhanh bằng menu Tệp, sau đó chọn một hình ảnh trong Finder mà bạn muốn cắt. Nhấp chuột phải vào hình ảnh hoặc sử dụng Thêm bên dưới Bản xem trước ở bên phải và chọn tên của Tác vụ nhanh cắt xén của bạn.
5. Lưu trữ tệp trong kho lưu trữ ZIP
Bạn có thể dễ dàng tạo một kho lưu trữ (tệp ZIP) trên Mac bằng menu phím tắt. Nhưng khi bạn thực hiện, điều này sẽ đặt tệp trong thư mục hiện tại. Có thể bạn muốn nén một số tệp và tạo một kho lưu trữ ở nơi khác, chẳng hạn như một thư mục nhất định trên Màn hình của bạn. Bạn có thể thiết lập một hành động Automator cho việc này trong chưa đầy một phút.
Một lần nữa, chúng tôi sẽ sử dụng Tác vụ nhanh cho quy trình này. Chọn “Tệp & Thư mục” trong Thư viện và kéo Tạo Lưu trữ vào quy trình làm việc.
Bạn có thể gán một tên cụ thể cho đầu ra hoặc để áp dụng tên mặc định trùng tên với một tệp đầu vào hoặc “Lưu trữ” cho nhiều tệp.
Tiếp theo, chọn vị trí cho thư mục lưu trữ như Desktop, Pictures, Documents hoặc thư mục khác. Tùy ý chọn hộp để Bỏ qua các mục không thể đọc được.
Lưu Tác vụ nhanh bằng menu Tệp và bạn đã sẵn sàng tạo kho lưu trữ của mình. Sử dụng menu lối tắt bằng cách nhấp chuột phải hoặc menu Khác bên dưới Bản xem trước để chọn hành động của bạn.
6. Bắt đầu bài thuyết trình quan trọng
Mặc dù bạn có thể không nghĩ về điều đó, nhưng phải mất vài phút để bản trình chiếu Keynote sẵn sàng và chạy. Để rút ngắn thời gian này, bạn có thể thiết lập tự động hóa để bắt đầu bản trình bày từ một trang chiếu cụ thể chỉ trong vài giây. Điều này thuận tiện nếu bạn trình bày các bản trình chiếu Keynote thường xuyên, đặc biệt là các bản trình chiếu khác nhau cho các đối tượng khác nhau.
Vì tính năng kéo và thả hoạt động tốt cho Ứng dụng nên lần này chúng tôi sẽ sử dụng loại đó. Chọn “Bản trình bày” trong Thư viện và kéo Bắt đầu Trình chiếu Keynote sang phải.
Chọn một số trang chiếu cụ thể trong hộp hành động Bắt đầu trình chiếu Keynote. Hãy nhớ rằng, mỗi bản trình bày sẽ bắt đầu với slide này. Nếu bạn chỉ muốn bắt đầu lại từ đầu, hãy nhập số 1 vào hộp Từ số trang chiếu.
Lưu Ứng dụng bằng menu Tệp và sau đó chạy thử. Đầu tiên, hãy mở một tệp trong Keynote. Đây không nhất thiết phải là bản trình chiếu mà bạn muốn trình bày; nó có thể là bất kỳ tệp Keynote nào. Sau đó, kéo bài thuyết trình mà bạn muốn bắt đầu vào ứng dụng hoặc vào biểu tượng của nó.
Sau đó, bạn sẽ thấy bản trình bày của mình bắt đầu ngay lập tức và với số trang chiếu mà bạn đã thiết lập.
Automator trên máy Mac là một công cụ tuyệt vời để tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những tác vụ khác. Để biết thêm các cách sử dụng, hãy xem cách thay đổi kích thước hình ảnh hoặc cách thoát khỏi ứng dụng bằng cách sử dụng các tác vụ của Automator.