Các hàm trong Excel không chỉ dành cho các con số và tính toán. Bạn cũng có thể sử dụng các hàm khi làm việc với văn bản. Dưới đây là một số chức năng văn bản Microsoft Excel hữu ích.
Cho dù bạn muốn thay đổi kiểu chữ, tìm văn bản trong một chuỗi khác, thay thế văn bản cũ bằng một cái gì đó mới hoặc kết hợp văn bản từ nhiều ô, thì ở đây đều có chức năng dành cho bạn.
Chuyển đổi cách viết hoa chữ cái: UPPER, LOWER và PROPER
Xóa dấu cách: TRIM
So sánh các chuỗi văn bản: CHÍNH XÁC
Định vị văn bản trong một chuỗi: TÌM
Thay thế văn bản hiện có bằng một vị trí: REPLACE
Thay thế hiện tại bằng văn bản mới: SUBSTITUTE
Kết hợp văn bản: CONCAT
Chuyển đổi cách viết hoa chữ cái: UPPER, LOWER và PROPER
Bạn có thể muốn văn bản của mình chứa tất cả chữ hoa hoặc tất cả chữ thường. Hoặc có thể bạn muốn chữ cái đầu tiên của mỗi từ được viết hoa. Đây là lúc các hàm UPPER, LOWER và PROPER có ích.
Cú pháp cho mỗi cái giống nhau chỉ với một đối số bắt buộc:
UPPER(cell_reference)
LOWER(cell_reference)
PROPER(cell_reference)
Để thay đổi văn bản trong ô B4 thành tất cả chữ hoa, hãy sử dụng công thức sau:
=UPPER(B4)
Để thay đổi văn bản trong cùng một ô đó thành tất cả các chữ cái viết thường, hãy sử dụng công thức sau:
=LOWER(B4)
Để thay đổi văn bản trong ô B4 để viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, hãy sử dụng công thức sau:
=PROPER(B4)
Xóa dấu cách: TRIM
Bạn có thể có thêm khoảng trắng trong văn bản mà bạn muốn xóa. Chức năng TRIM đảm nhiệm việc loại bỏ khoảng trắng mà không cần thao tác thủ công.
Cú pháp của hàm là TRIM(text)
nơi bạn có thể nhập văn bản trong dấu ngoặc kép hoặc sử dụng tham chiếu ô trong công thức.
Để loại bỏ các khoảng trắng trong cụm từ ” cắt khoảng cách “, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=TRIM(" trim spaces ")
Để xóa khoảng trắng trong văn bản ở ô A1, bạn sẽ sử dụng tham chiếu ô như trong công thức sau:
=TRIM(A1)
So sánh các chuỗi văn bản: CHÍNH XÁC
Có thể bạn có hai ô chứa văn bản mà bạn muốn so sánh và xem chúng có khớp chính xác không. Được đặt tên phù hợp, chức năng CHÍNH XÁC ra đời để giải cứu.
Cú pháp của hàm là EXACT(cell_reference1, cell_reference2)
trong đó cả hai tham chiếu ô đều được yêu cầu. Kết quả là True nếu khớp chính xác hoặc Sai nếu không khớp.
Để so sánh văn bản trong ô A1 và B1, bạn sẽ nhập công thức sau:
=EXACT(A1,B1)
Trong ví dụ đầu tiên này, kết quả là True. Cả hai chuỗi văn bản đều giống hệt nhau.
Trong ví dụ thứ hai, kết quả là Sai. Văn bản trong ô A1 có chữ hoa trong khi văn bản trong ô B1 thì không.
Trong ví dụ cuối cùng của chúng tôi, kết quả lại là Sai một lần nữa. Văn bản trong ô B1 có khoảng trắng mà văn bản trong ô A1 không có.
Định vị văn bản trong một chuỗi: TÌM
Nếu bạn muốn tìm văn bản cụ thể trong một chuỗi văn bản khác, bạn có thể sử dụng hàm FIND. Hãy nhớ rằng hàm phân biệt chữ hoa chữ thường và không sử dụng ký tự đại diện.
Cú pháp của hàm là FIND(find, within, start_number)
trong đó hai đối số đầu tiên là bắt buộc. Các start_number
đối số là tùy chọn và cho phép bạn chỉ định vị trí ký tự nào để bắt đầu tìm kiếm.
Để tìm “QR1” trong văn bản ở ô A1, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=FIND("QR1",A1)
Kết quả hiển thị bên dưới là 8 đại diện cho ký tự thứ tám trong chuỗi là phần đầu của văn bản được định vị.
Để tìm chữ F trong ô A1 bắt đầu bằng ký tự thứ tư, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=FIND("F",A1,4)
Kết quả ở đây là 6 vì đó là vị trí ký tự cho chữ F viết hoa đầu tiên sau ký tự thứ tư.
Thay thế văn bản hiện có bằng một vị trí: REPLACE
Nếu bạn đã từng phải thay thế văn bản dựa trên vị trí tồn tại của nó trong chuỗi văn bản, thì bạn sẽ đánh giá cao hàm REPLACE.
Cú pháp của hàm là REPLACE(current_text, start_number, number_characters, new_text)
trong đó mỗi đối số là bắt buộc. Hãy xem xét các chi tiết cho các đối số.
-
Current_text
: (Các) tham chiếu ô cho văn bản hiện tại. -
Start_number
: Vị trí số của ký tự đầu tiên trong văn bản hiện tại. -
Number_characters
: Số ký tự muốn thay thế. -
New_text
: Văn bản mới để thay thế văn bản hiện tại.
Trong ví dụ này, hai ký tự đầu tiên của ID sản phẩm của chúng tôi trong các ô từ A1 đến A5 đang thay đổi từ “ID” thành “PR”. Công thức này sẽ tạo ra sự thay đổi đó trong một cú trượt ngã:
=REPLACE(A1:A5,1,2,"PR")
Để chia nhỏ điều đó, A1:A5 là phạm vi ô của chúng tôi, 1 là vị trí của ký tự đầu tiên cần thay thế, 2 là số ký tự cần thay thế và “PR” là văn bản mới.
Đây là một ví dụ khác cho ID sản phẩm đó. Sử dụng công thức này, chúng ta có thể thay đổi ký tự thứ tám và thứ chín trong chuỗi “QR” bằng “VV”.
=REPLACE(A1:A5,8,2,"VV")
Để phá vỡ cái này, A1:A5
là phạm vi di động của chúng tôi, 8
là vị trí của ký tự đầu tiên cần thay thế, 2
là số ký tự cần thay thế, và VV
là văn bản mới.
Thay thế hiện tại bằng văn bản mới: SUBSTITUTE
Tương tự như REPLACE, bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE để thay đổi văn bản thực thay vì sử dụng vị trí của ký tự.
Cú pháp là SUBSTITUTE(cell_reference, current_text, new_text, instances)
trong đó tất cả các đối số được yêu cầu ngoại trừ instances
. Bạn có thể dùng instances
để chỉ định sự xuất hiện nào trong chuỗi văn bản cần thay đổi.
Để thay đổi họ Smith thành Jones trong ô A1, hãy sử dụng công thức sau:
=SUBSTITUTE(A1,"Smith","Jones")
Để thay đổi “Vị trí 1, Khu phố 1” thành “Vị trí 1, Khu phố 2” trong ô A1, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=SUBSTITUTE(A1,"1","2",2)
Chia nhỏ công thức này, A1 là tham chiếu ô, 1 là văn bản hiện tại, 2 là văn bản mới và số cuối cùng 2 là phiên bản thứ hai trong chuỗi. Điều này đảm bảo rằng chỉ lần xuất hiện thứ hai của số 1 bị thay đổi.
Kết hợp văn bản: CONCAT
Một chức năng cuối cùng mà bạn có thể thấy hữu ích khi làm việc với văn bản là CONCAT. Chức năng này giúp bạn nối văn bản từ nhiều chuỗi hoặc vị trí thành một chuỗi.
Cú pháp của hàm là CONCAT(text1, text2)
trong đó chỉ yêu cầu đối số đầu tiên, nhưng có thể bạn sẽ luôn sử dụng đối số thứ hai.
Để nối văn bản trong các ô A1 và B1 với khoảng trắng giữa các từ, hãy sử dụng công thức sau:
=CONCAT(A1," ",B1)
Lưu ý rằng các dấu ngoặc kép chứa không gian để thêm.
Để nối cùng văn bản đó nhưng thêm tiền tố Mr. và khoảng trắng phía trước, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=CONCAT("Mr. ",A1," ",B1)
Ở đây bạn có Mr. với khoảng trắng trong tập hợp dấu ngoặc kép đầu tiên, tham chiếu ô đầu tiên, khoảng trắng khác trong dấu ngoặc kép và tham chiếu ô thứ hai.
Hy vọng những hàm soạn thảo văn bản trong Excel này giúp bạn thao tác với văn bản của mình tốn ít thời gian và công sức hơn.