Nếu bạn sử dụng định dạng có điều kiện trong Microsoft Excel, thì bạn có thể biết rằng bạn có thể sử dụng nhiều quy tắc cùng một lúc. Để kiểm soát các quy tắc đó cũng như chỉnh sửa, xóa hoặc sao chép một quy tắc, bạn có thể sử dụng Trình quản lý quy tắc.
Cho dù bạn đang đánh dấu một hàng hay tìm kiếm dữ liệu trùng lặp, bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho cùng một tập hợp ô hoặc các ô khác nhau trong cùng một bảng tính. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập các quy tắc trong một số trang tính trong sổ làm việc của mình. Với Trình quản lý quy tắc, bạn có một cách dễ dàng để xem và quản lý tất cả các quy tắc định dạng của mình.
Mở Trình quản lý quy tắc trong Excel
Trước khi mở Trình quản lý quy tắc, bạn có thể chọn một trang cụ thể để làm việc nếu muốn. Tuy nhiên, công cụ này cho phép bạn chọn bảng tính có chứa các quy tắc định dạng có điều kiện mà bạn muốn quản lý.
Chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào mũi tên thả xuống Định dạng có điều kiện và chọn “Quản lý quy tắc”.
Khi cửa sổ Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện, hãy sử dụng hộp thả xuống ở trên cùng để chọn trang tính hoặc sử dụng lựa chọn ô hiện tại và xem các quy tắc.
Điều này cho phép bạn chuyển đổi giữa các quy tắc bạn đã thiết lập cho các bảng tính khác nhau trong sổ làm việc của mình.
Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện
Trên đầu Trình quản lý quy tắc là nhiều hành động khác nhau mà bạn có thể thực hiện. Sau khi bạn thực hiện một hành động, hãy nhấp vào “Áp dụng” và sau đó nhấp vào “OK” ở cuối công cụ. Và tất nhiên, nếu bạn thay đổi ý định, hãy nhấp vào “Hủy”.
Tạo quy tắc mới
Nhấp vào “Quy tắc mới” để thiết lập một quy tắc khác trong trang tính hiện tại hoặc cho các ô đã chọn của bạn. Nếu bạn chưa chọn ô, bạn chỉ cần thêm chúng vào cột “Áp dụng cho” cho quy tắc đó.
Chỉnh sửa quy tắc
Nhấp vào “Chỉnh sửa quy tắc” để thay đổi loại quy tắc và mô tả. Hộp này trông tương tự như cửa sổ Quy tắc mới. Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với quy tắc hoặc chính định dạng. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK” để áp dụng các thay đổi.
Nếu bạn chỉ muốn thay đổi phạm vi ô cho quy tắc, chỉ cần cập nhật tham chiếu ô trong cột Áp dụng cho quy tắc đó.
Xóa quy tắc
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn một quy tắc, hãy nhấp vào “Xóa quy tắc”. Chỉ cần lưu ý rằng bạn sẽ không được yêu cầu xác nhận hành động này. Vì vậy, khi bạn xóa quy tắc định dạng có điều kiện ở đây, quy tắc đó sẽ bị xóa.
Sao chép một quy tắc
Một cách dễ dàng để thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện tương tự là sao chép quy tắc hiện tại. Có thể bạn đã tạo quy tắc dựa trên ngày để tất cả các ngày trong tuần trước được đánh dấu bằng màu xanh lục. Nhưng bạn cũng muốn có một quy tắc để các ngày trong tuần này được đánh dấu bằng màu vàng. Bạn có thể nhấp vào “Quy tắc trùng lặp” cho quy tắc đầu tiên, sau đó nhấp vào “Chỉnh sửa quy tắc” cho quy tắc đã sao chép và thực hiện các điều chỉnh của bạn.
Điều này cũng rất hữu ích nếu bạn muốn áp dụng quy tắc tương tự cho một phạm vi ô khác.
Sắp xếp lại các quy tắc của bạn
Các quy tắc được liệt kê trong công cụ này theo thứ tự áp dụng. Điều này có nghĩa là nếu bạn có nhiều quy tắc cho cùng một tập hợp ô, mỗi quy tắc sẽ áp dụng theo thứ tự được hiển thị. Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự này bằng cách sử dụng các nút mũi tên ở phía bên phải.
Chọn quy tắc bạn muốn di chuyển lên hoặc xuống và sử dụng mũi tên tương ứng để di chuyển quy tắc đó.
Ngoài việc sắp xếp lại các quy tắc của bạn, bạn có thể muốn dừng áp dụng những quy tắc trong danh sách vào một thời điểm nào đó. Đối với trường hợp này, bạn sẽ chọn hộp ở bên phải quy tắc cho “Dừng nếu Đúng”. Sau đó, nếu quy tắc được áp dụng và định dạng có điều kiện diễn ra, sẽ không có quy tắc nào khác được áp dụng.
Đây là một ví dụ: Giả sử bạn đang làm nổi bật các giá trị dựa trên xếp hạng. Bạn có các quy tắc để đánh dấu các ô có số trên mức trung bình và những ô nằm trong 50 phần trăm hàng đầu. Nhưng những người trên mức trung bình là mối quan tâm chính của bạn. Bạn có thể chọn hộp Dừng Nếu Đúng để nếu quy tắc trung bình trên áp dụng cho những ô đó, nó sẽ dừng lại ở đó và cũng không đánh dấu những ô trong 50 phần trăm hàng đầu.
Bạn có thể dễ dàng theo dõi các quy tắc định dạng có điều kiện của mình với Trình quản lý quy tắc trong Excel. Và đối với các quy tắc bổ sung mà bạn có thể quan tâm, hãy xem cách sử dụng bộ biểu tượng để đại diện cho các giá trị hoặc cách đánh dấu các ô trống hoặc ô có lỗi.
