Các quy tắc phía máy chủ chạy trên máy chủ chứ không phải trong ứng dụng khách Outlook, vì vậy chúng cho phép bạn áp dụng các quy tắc trước khi thư đến hệ thống của bạn. Đây là cách chúng hoạt động và những gì bạn có thể làm với chúng.
Quy tắc phía máy chủ là gì?
Khi bạn thiết lập các quy tắc bình thường trong Outlook, chúng chỉ hoạt động khi ứng dụng Outlook đang mở trên hệ thống của bạn. Chúng được gọi là quy tắc phía khách hàng vì chúng hoạt động trong ứng dụng khách Outlook. Chúng rất hữu ích cho những việc như lọc email vào các thư mục khác nhau vì các quy tắc sẽ tắt khi bạn mở Outlook hoặc khi bất kỳ thư nào đến hộp thư đến của bạn.
Nhưng nếu bạn muốn các quy tắc tắt khi Outlook đóng, chẳng hạn như chuyển tiếp thư cho đồng nghiệp khi bạn đang đi nghỉ? Đối với điều đó, bạn cần quy tắc phía máy chủ, hoạt động trên máy chủ xử lý thư của bạn bất kể bạn có mở Outlook trên máy tính hay không. Outlook cũng cho phép bạn tạo chúng, vì vậy chúng ta hãy thực hiện từng bước.
Cảnh báo: Quy tắc phía máy chủ hoạt động nếu bạn đang sử dụng Microsoft Exchange cho máy chủ email của mình (O365 dựa trên đám mây hoặc máy chủ Exchange tại chỗ), nhưng không hoạt động nếu bạn đang sử dụng Outlook để xử lý thư từ một nhà cung cấp như Gmail hoặc Yahoo !. Bạn vẫn có thể thiết lập trả lời vắng mặt và quy tắc cho tài khoản không phải của Microsoft, nhưng bạn sẽ phải bật và chạy Outlook. Nếu đó là những gì bạn cần, chúng tôi có hướng dẫn cho bạn.
Cách thiết lập quy tắc phía máy chủ
Bạn tạo các quy tắc bình thường (phía máy khách) trong Trình quản lý quy tắc bằng cách đi tới Trang chủ> Quy tắc, nhưng chúng tôi không sử dụng các quy tắc đó. Thay vào đó, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn và nhấp vào nút “Trả lời Tự động”.
Để bắt đầu tạo quy tắc phía máy chủ, hãy nhấp vào nút “Quy tắc”.
Thao tác này sẽ hiển thị bảng Quy tắc trả lời tự động và như bạn có thể thấy, bạn không thể làm gì khác ngoài việc nhấp vào nút “Thêm quy tắc”.
Cửa sổ Chỉnh sửa Quy tắc mở ra là nơi bạn có thể hình thành quy tắc phía máy chủ mới của mình.
Bạn sẽ thấy rằng các tùy chọn cho các quy tắc này đơn giản hơn nhiều so với trong Trình quản lý quy tắc. Điều này là do bạn bị giới hạn trong các hành động có thể được thực hiện bởi máy chủ. Nếu bạn muốn Outlook phát một âm thanh cụ thể khi có thư từ sếp của bạn đến, bạn chỉ có thể thực hiện điều đó với quy tắc phía máy khách.
Giả sử một trong nhóm đi vắng và họ muốn bất kỳ thư nào về Cách thực hiện được chuyển đến một thư mục cụ thể và chuyển tiếp đến một người cụ thể. Đầu tiên, họ sẽ chọn tùy chọn “Gửi trực tiếp cho tôi”. Tiếp theo, họ sẽ nhập “How-To-Geek” trong dòng chủ đề. Sau đó, họ sẽ chọn tùy chọn “Sao chép vào” và chọn một thư mục. Và cuối cùng, họ sẽ kiểm tra tùy chọn “Chuyển tiếp”, chọn người nhận từ sổ địa chỉ, sau đó nhấp vào “OK”.
Quy tắc được thêm vào danh sách các quy tắc phía máy chủ và sau đó sẽ được chạy bất kể Outlook có đang mở hay không.
Bạn có thể thêm bao nhiêu quy tắc này tùy thích. Và rõ ràng, bạn có thể làm được nhiều hơn với chúng ngoài ví dụ đơn giản mà chúng tôi đã trình bày ở đây. Bạn có thể sử dụng chúng để thay đổi mức độ quan trọng của tin nhắn từ các liên hệ cụ thể hoặc có chứa các từ nhất định trong chủ đề. Hoặc bạn có thể có quy tắc phía máy chủ xóa một số loại thư nhất định trước khi chúng đến hộp thư đến của bạn.
