Sử dụng Quick Steps trong Microsoft Outlook, bạn có thể bấm vào nút để chạy một hoặc nhiều hành động tự động trên email bạn chọn. Mặc dù Outlook cung cấp cho bạn một số Bước nhanh tiện dụng, nhưng bạn có thể muốn tạo bước của riêng mình.
Bằng cách thiết lập Bước nhanh tùy chỉnh, bạn có thể thực hiện những việc như di chuyển email, tạo tác vụ và thiết lập cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Cách tạo bước nhanh tùy chỉnh
1. Gửi tin nhắn của bạn
2. Thay đổi trạng thái email
3. Quản lý Danh mục, Nhiệm vụ và Cờ
4. Trả lời, Trả lời hoặc Chuyển tiếp
5. Tạo một cuộc hẹn
6. Xử lý các cuộc trò chuyện
Cách sử dụng bước nhanh của bạn
Cách tạo bước nhanh tùy chỉnh
Để tạo Bước nhanh của riêng bạn, hãy chuyển đến tab Trang chủ và chọn mũi tên dưới cùng trong hộp Bước nhanh.
Chọn “Tạo mới”. Ngoài ra, hãy di chuyển con trỏ của bạn đến Bước nhanh mới và chọn “Tùy chỉnh” trong menu bật ra.
Có một số danh mục để chọn khi tạo Bước nhanh tùy chỉnh. Mỗi cung cấp một tự động hóa hữu ích có thể thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian.
1. Gửi tin nhắn của bạn
Bạn có thể thiết lập Bước nhanh với danh mục Lưu trữ, cho phép bạn di chuyển, sao chép hoặc xóa email một cách nhanh chóng.
Chọn hộp thả xuống Chọn một Hành động và chọn một tùy chọn trong phần Nộp hồ sơ. Đặt tên cho Bước nhanh của bạn ở đầu cửa sổ.
Nếu bạn chọn một trong các tùy chọn xóa, bạn không phải chọn bất kỳ tùy chọn nào khác.
Nếu bạn chọn Di chuyển đến Thư mục hoặc Sao chép vào Thư mục, hãy sử dụng hộp tiếp theo để chọn thư mục bạn muốn. Điều này rất hữu ích nếu bạn thường di chuyển hoặc sao chép email vào cùng một thư mục.
Theo tùy chọn, bạn có thể chỉ định Phím tắt bằng cách sử dụng hộp thả xuống ở dưới cùng cũng như chèn Văn bản chú giải công cụ để bạn biết Bước nhanh thực hiện khi bạn di con trỏ qua nó.
Nhấp vào “Hoàn tất” để lưu Bước nhanh mới của bạn.
2. Thay đổi trạng thái email
Nếu bạn muốn thay đổi trạng thái của email thành đã đọc hoặc chưa đọc hoặc đặt mức độ quan trọng, bạn có thể sử dụng Bước Nhanh Thay đổi Trạng thái.
Chọn hộp thả xuống Chọn một hành động và chọn một tùy chọn trong phần Thay đổi trạng thái. Sau đó, đặt tên cho Bước nhanh của bạn.
Nếu bạn chọn Đánh dấu là Đã đọc hoặc Đánh dấu là Chưa đọc, bạn không phải chọn bất cứ điều gì khác.
Nếu bạn chọn Đặt tầm quan trọng, hãy chọn mức độ ưu tiên trong hộp thả xuống tiếp theo xuất hiện. Điều này thuận tiện cho việc đánh dấu nhanh thư là Quan trọng.
Theo tùy chọn, chỉ định lối tắt và thêm chú giải công cụ, sau đó nhấp vào “Hoàn tất” để lưu Bước nhanh.
3. Quản lý Danh mục, Nhiệm vụ và Cờ
Sử dụng danh mục, tác vụ và cờ, bạn có thể thực hiện một số việc với email của mình. Chỉ định một danh mục, gắn cờ hoặc tạo một nhiệm vụ. Bạn cũng có thể xóa các danh mục hoặc thẻ hoặc đánh dấu thư là hoàn tất.
Chọn hộp thả xuống Chọn một hành động và chọn một tùy chọn trong phần Danh mục, Nhiệm vụ và Cờ. Sau đó, đặt tên cho Bước Nhanh.
Ví dụ: chúng tôi sẽ chọn tác vụ Phân loại thư. Tiếp theo, chọn danh mục trong hộp thả xuống tiếp theo. Sau đó, với một cú nhấp chuột, bạn có thể chỉ định một danh mục cho tin nhắn.
Một ví dụ khác, chúng ta sẽ sử dụng tác vụ Tạo tác vụ với văn bản của tin nhắn. Đây là một hành động tuyệt vời để sử dụng nếu bạn quản lý việc cần làm của mình trong Outlook. Sau đó, chỉ cần chọn Bước nhanh và bạn sẽ thấy một cửa sổ tác vụ mới mở ra với email trong nội dung.
Theo tùy chọn, chỉ định lối tắt và thêm chú giải công cụ, sau đó nhấp vào “Hoàn tất” để lưu Bước nhanh của bạn.
4. Trả lời, Trả lời hoặc Chuyển tiếp
Sử dụng danh mục Phản hồi, bạn có thể soạn thư mới, chuyển tiếp, trả lời hoặc trả lời tất cả, trả lời bằng cuộc họp hoặc chuyển tiếp email dưới dạng tệp đính kèm.
Chọn hộp thả xuống Chọn một hành động và chọn một tùy chọn trong phần Phản hồi.
Một ví dụ điển hình ở đây là chuyển tiếp thư dưới dạng tệp đính kèm. Điều này là hoàn hảo nếu bạn có xu hướng nhận email mà bạn thường chuyển tiếp cho người khác. Chọn Forward Message as a Attachment trong hộp Choose an Action. Để hoàn thành các chi tiết còn lại vào thời điểm đó, bạn không cần phải chọn bất cứ điều gì khác.
Để điền trước thông tin chi tiết cho email bạn chuyển tiếp, hãy chọn “Hiển thị tùy chọn”.
Sau đó, bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích cho email bao gồm đến, chủ đề, cờ, tầm quan trọng và văn bản. Chỉ cần nhớ, những chi tiết này áp dụng mỗi khi bạn sử dụng Bước Nhanh.
Đảm bảo đặt tên cho Bước nhanh và chọn bất kỳ tùy chọn bổ sung nào ở dưới cùng. Nhấp vào “Kết thúc”.
5. Tạo một cuộc hẹn
Danh mục Cuộc hẹn lý tưởng cho những tin nhắn mà bạn nhận được thường nhắc nhở các cuộc gặp mặt. Bạn có thể thiết lập một cuộc họp mới hoặc tạo một cuộc hẹn.
Một ví dụ tuyệt vời là tạo một cuộc họp mới.
Để thiết lập một yêu cầu họp trống mà bạn điền ngay tại chỗ, chỉ cần chọn Cuộc họp mới trong hộp thả xuống Chọn một hành động và không chọn gì khác. Để điền trước chi tiết cuộc họp, hãy chọn “Hiển thị tùy chọn”.
Giống như Bước trả lời nhanh ở trên, bạn có thể thêm các chi tiết tùy chọn như người tham dự, chủ đề, vị trí, tầm quan trọng và văn bản. Một lần nữa, những chi tiết này được áp dụng mỗi khi bạn sử dụng Bước Nhanh.
Đặt tên cho Bước Nhanh của bạn và chọn bất kỳ tùy chọn bổ sung nào ở dưới cùng. Nhấp vào “Kết thúc”.
6. Xử lý các cuộc trò chuyện
Danh mục Bước nhanh cuối cùng cho các hành động tùy chỉnh là Cuộc trò chuyện. Với nó, bạn luôn có thể di chuyển các tin nhắn trong cuộc trò chuyện hoặc đơn giản là bỏ qua chúng.
Chọn hộp thả xuống Chọn một hành động và chọn một tùy chọn trong phần Hội thoại.
Nếu bạn chọn di chuyển thư, hãy chọn vị trí trong hộp thả xuống tiếp theo. Nếu bạn chọn bỏ qua các tin nhắn, bạn không phải chọn bất kỳ điều gì khác.
Đặt tên cho Bước nhanh của bạn, chọn một tùy chọn ở dưới cùng nếu bạn thích và nhấp vào “Hoàn tất”.
Cách sử dụng bước nhanh của bạn
Sau khi tạo Bước nhanh tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng nó giống như các tùy chọn tạo sẵn. Chọn email và chuyển đến tab Trang chủ. Chọn hành động trong hộp Bước nhanh trong cùng phần được đặt tên của dải băng. Và đó là tất cả để có nó!
Nếu Bước nhanh di chuyển, đánh dấu hoặc phản hồi, điều đó sẽ tự động xảy ra khi bạn nhấp vào nút. Nếu thiết lập Bước nhanh để chuyển tiếp thư, tạo tác vụ hoặc thiết lập cuộc hẹn, bạn sẽ thấy hộp tương ứng xuất hiện, giống như Bước nhanh hiển thị bên dưới để tạo tác vụ.
Mặc dù các quy tắc trong Outlook rất tuyệt vời để tự động hóa các tác vụ mà không cần nhấc ngón tay, nhưng bạn có thể muốn thực hiện một hành động để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trên các email cụ thể. Đây là thời điểm lý tưởng để sử dụng Quick Steps.
