Nhập dữ liệu vào bảng tính của bạn là nguyên tắc cơ bản đằng sau việc sử dụng Excel. Từ việc thêm ngày và giờ hiện tại để tra cứu các giá trị đến thay đổi kiểu chữ hoa thường của văn bản, một số chức năng có thể giúp bạn rất nhiều trong việc nhập dữ liệu.
Nhập ngày giờ hiện tại: TODAY và NOW
Lấy các phần của chuỗi văn bản: LEFT, RIGHT và MID
Thay đổi cách viết hoa chữ cái: UPPER, LOWER và PROPER
Làm tròn số của bạn: ROUNDUP và ROUNDDOWN
Xóa khoảng trắng không cần thiết: TRIM
So sánh một giá trị và trả về một kết quả: NẾU
Tra cứu giá trị: XLOOKUP
Nhập ngày giờ hiện tại: TODAY và NOW
Bạn có thể muốn xem ngày hiện tại có hoặc không có thời gian với mỗi lần mở trang tính của mình. Hàm TODAY cung cấp ngày hiện tại và hàm NOW cung cấp ngày và giờ.
Cú pháp cho mỗi chức năng là đủ đơn giản. Sử dụng TODAY()
Và NOW()
không có đối số hoặc ký tự trong ngoặc đơn.
Chỉ cần nhập công thức sau cho hàm bạn muốn, nhấn Enter hoặc Return và mỗi lần bạn mở trang tính của mình, bạn sẽ có mặt tại thời điểm đó.
=TODAY()
=NOW()
Lấy các phần của chuỗi văn bản: LEFT, RIGHT và MID
Nếu bạn đang làm việc với các chuỗi văn bản mà bạn cần lấy một phần của chuỗi đó cho mục nhập của mình, thì bạn có thể làm như vậy với các hàm LEFT, RIGHT và MID.
Cú pháp của từng hàm như sau:
-
LEFT(text, number_characters)
bắt buộc phải có đối số đầu tiên -
RIGHT(text, number_characters)
bắt buộc phải có đối số đầu tiên -
MID(text, start_number, number_characters)
tất cả các đối số bắt buộc
Với công thức này, bạn có thể lấy năm ký tự đầu tiên trong chuỗi văn bản ở ô A1:
=LEFT(A1,5)
Với công thức tiếp theo, bạn có thể lấy năm ký tự cuối cùng trong chuỗi văn bản trong ô A1:
=RIGHT(A1,5)
Và với công thức này, bạn có thể nhận được năm ký tự bắt đầu bằng ký tự thứ bảy trong ô A1:
=MID(A1,7,5)
Thay đổi cách viết hoa chữ cái: UPPER, LOWER và PROPER
Có thể bạn có một số mâu thuẫn trong cách nhập văn bản trong trang tính của mình. Bạn có thể chuyển đổi các chữ cái thành tất cả chữ hoa hoặc chữ thường hoặc viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ bằng UPPER, LOWER và PROPER.
Cú pháp cho mỗi đối số được yêu cầu giống nhau:
UPPER(cell_reference)
LOWER(cell_reference)
PROPER(cell_reference)
Để thay đổi văn bản trong ô A1 thành tất cả chữ hoa, hãy sử dụng công thức sau:
=UPPER(A1)
Để thay đổi văn bản trong cùng một ô đó thành tất cả các chữ cái viết thường, hãy sử dụng công thức sau:
=LOWER(A1)
Để thay đổi văn bản trong ô đó để viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, hãy sử dụng công thức sau:
=PROPER(A1)
Làm tròn số của bạn: ROUNDUP và ROUNDDOWN
Bạn có thể có một bảng tính chứa các số thập phân mà bạn muốn làm tròn lên hoặc xuống hơn là hiển thị toàn bộ chuỗi. Hàm ROUNDUP và ROUNDDOWN trong Excel cho phép bạn làm tròn số một cách dễ dàng.
Các cú pháp là ROUNDUP(number, number_digits)
Và ROUNDDOWN(number, number_digits)
trong đó cả hai đối số được yêu cầu cho mỗi.
Để làm tròn số trong ô A1 lên hai chữ số, hãy sử dụng công thức sau:
=ROUNDUP(A1,2)
Để làm tròn số đó xuống hai chữ số, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=ROUNDDOWN(A1,2)
Sử dụng một số dương cho number_digits
đối số để làm tròn số thập phân sang phải và một số âm để làm tròn số thập phân sang trái.
Xóa khoảng trắng không cần thiết: TRIM
Có thể bạn có thêm khoảng trống trong các ô mà bạn muốn xóa. Hàm TRIM loại bỏ khoảng trắng.
Cú pháp của hàm là TRIM(text)
nơi bạn có thể sử dụng tham chiếu ô hoặc nhập văn bản trong dấu ngoặc kép.
Để xóa khoảng trắng thừa trong văn bản ở ô A1, hãy sử dụng tham chiếu ô như trong công thức sau:
=TRIM(A1)
Để xóa các khoảng trắng bổ sung trong cụm từ " Extra Spaces "
bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=TRIM(" Extra Spaces ")
So sánh một giá trị và trả về một kết quả: NẾU
Hàm IF là một công cụ phổ biến để so sánh các giá trị và trả về kết quả số hoặc văn bản. Sau đó, bạn có thể phân tích các kết quả đó hoặc sử dụng chúng ở những nơi khác như trong một công thức khác.
Cú pháp là IF(test, output_if_true, output_if_false)
trong đó hai đối số đầu tiên là bắt buộc.
Để kiểm tra giá trị trong ô A1, là tùy chọn Có hoặc Không và trả về 1 cho Có và 2 cho Không, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=IF(A1="Yes",1,2)
Đối với một ví dụ văn bản, bạn có thể xem liệu một giá trị (A1) có lớn hơn một giá trị khác (B1) hay không và sau đó trả về “Trên” nếu có và “Dưới” nếu không.
=IF(A1>B1,"Over","Under")
Tra cứu giá trị: XLOOKUP
Khi bạn cần tra cứu một giá trị hoặc văn bản từ một vị trí khác và nhập nó vào trang tính của mình, hàm XLOOKUP là lý tưởng.
Cú pháp là XLOOKUP(value, lookup, return, not_found, match_code, search_code)
trong đó ba đối số đầu tiên là bắt buộc và ba đối số cuối cùng là tùy chọn.
Vì chúng tôi có hướng dẫn đầy đủ về hàm XLOOKUP trong Excel đi sâu vào chi tiết hơn nên chúng tôi sẽ sử dụng các ví dụ cơ bản ở đây.
Để tìm số điện thoại của khách hàng, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=XLOOKUP(G2,A2:A10,C2:C10)
Để chia nhỏ công thức, G2 là giá trị cần tìm, A2:A10 là nơi tra cứu giá trị và C2:C10 là nơi tìm giá trị cần trả về.
Một ví dụ khác, bạn có thể sử dụng công thức này để tìm cả số điện thoại và địa chỉ email cho khách hàng đó:
=XLOOKUP(G2,A2:A10,B2:C10)
Ở đây, chúng tôi chỉ đơn giản là mở rộng return
đối số để che từng cột bao gồm số điện thoại và địa chỉ email (B2:C10). Vì vậy, công thức cung cấp cả hai kết quả.
Nhập dữ liệu là đủ của một nhiệm vụ của riêng mình. Hi vọng các bạn có thể dễ dàng hơn với các hàm nhập liệu Excel này. Bạn có các chức năng khác nhau giúp bạn nhập dữ liệu trong Excel không? Hãy cho chúng tôi biết!