Khi bạn có hàng tá nhiệm vụ phải làm trước giờ ăn trưa, bất kỳ lối tắt nào để tăng tốc mọi thứ đều được hoan nghênh. Dưới đây là một số tính năng tiết kiệm thời gian dành cho Google Tài liệu có thể giúp việc tạo và chỉnh sửa tài liệu diễn ra nhanh hơn.
1. Nhiều lựa chọn văn bản để định dạng nhanh hơn
2. Thay thế văn bản cho phím tắt
3. Chip thông minh để chèn nhanh
4. Gán mục và nhiệm vụ bằng một cú nhấp chuột
5. Bố cục tài liệu cho điều hướng tích hợp
6. Bản nháp Gmail để cộng tác dễ dàng
7. Từ điển cá nhân cho các từ của riêng bạn
1. Nhiều lựa chọn văn bản để định dạng nhanh hơn
Google đã cập nhật Tài liệu vào nửa đầu năm 2022 để giúp việc chọn văn bản trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể lấy nhiều phần văn bản cùng một lúc để định dạng hoặc thậm chí xóa nhanh hơn.
Nhấp đúp vào một từ hoặc sử dụng con trỏ để kéo qua phần đầu tiên của văn bản. Trên Windows, giữ Ctrl và trên Mac, giữ Command. Sau đó, nhấp đúp hoặc kéo qua phần tiếp theo.
Tiếp tục quá trình cho đến khi bạn đã chọn tất cả văn bản mình muốn. Sau đó, bạn có thể đi tới thanh công cụ hoặc menu để áp dụng định dạng phông chữ, sử dụng Xóa để loại bỏ văn bản hoặc làm bất cứ điều gì bạn muốn với nhiều lựa chọn văn bản đó.
2. Thay thế văn bản cho phím tắt
Bạn có thể sử dụng tính năng thay thế văn bản trên thiết bị di động của mình để bạn có thể nhập “OMW” và hiển thị là “đang trên đường đến”. Bạn có thể làm điều tương tự trong Google Docs. Điều này cung cấp cho bạn một cách nhanh chóng để chèn văn bản hoặc ký hiệu mà bạn thường sử dụng.
Chuyển đến Công cụ > Tùy chọn. Chọn tab Thay thế và bạn sẽ thấy danh sách các thay thế hiện có.
Để thêm phím tắt của riêng bạn, hãy nhập phím tắt bạn muốn sử dụng vào hộp Thay thế và văn bản thay thế vào hộp Bằng. Chọn hộp Tự động thay thế, nhấp vào “OK” rồi thử thay thế.
Ghi chú: Định dạng như chữ in hoa có thể không hiển thị như vậy.
3. Chip thông minh để chèn nhanh
Smart Chips đã ra mắt lần đầu tiên với việc chèn thông tin liên hệ và ngày tháng tương tác. Giờ đây, bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo khối, tệp, danh sách, phương tiện, ngày tháng, tiêu đề, thành phần trang, bảng, v.v.
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn hiển thị các tùy chọn Chip thông minh và nhập biểu tượng @ (At). Bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống mở ra với danh sách có thể cuộn được gồm các mục được đề cập ở trên.
Để đến mục bạn muốn nhanh hơn, bạn có thể đi theo biểu tượng @ theo tên của liên hệ, tên tệp hoặc tên mục cho nội dung bạn muốn chèn.
Chọn đúng mục trong danh sách thả xuống. Nó sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ngay lập tức để bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo của mình.
4. Gán mục và nhiệm vụ bằng một cú nhấp chuột
Khi cộng tác trên Google Tài liệu, bạn có thể chia nhỏ các tác vụ để tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu. Sử dụng Nhận xét, bạn có thể đề cập đến một cộng tác viên và sau đó giao nhiệm vụ cho họ.
Chọn văn bản, đối tượng hoặc hình ảnh, sau đó chọn “Thêm nhận xét” (bong bóng lời thoại màu xanh có dấu cộng bên trong) trên thanh công cụ nổi ở cạnh phải của trang.
Nhập biểu tượng @ (At) theo sau là tên của cộng tác viên và tùy chọn bao gồm một ghi chú. Sau đó đánh dấu vào ô Gán cho [name] và nhấp vào “Chỉ định”.
Người mà bạn đề cập sẽ được thông báo rằng bạn đã giao nhiệm vụ cho họ và bạn có thể biết thời điểm họ hoàn thành nhiệm vụ đó trong lịch sử nhận xét.
Tính năng này cho phép bạn và cộng tác viên của bạn dễ dàng phân phối công việc và lưu giữ hồ sơ về tất cả công việc đó tại một chỗ.
5. Bố cục tài liệu cho điều hướng tích hợp
Mặc dù bạn có thể tạo mục lục cho tài liệu của mình bằng công cụ tích hợp sẵn, nhưng bạn có thể không muốn mục lục đó là một phần của tài liệu của mình. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng đường viền tài liệu để tự động tạo điều hướng đến các vị trí tài liệu.
Để thêm văn bản vào dàn bài, hãy định dạng văn bản đó thành bất kỳ kiểu đầu đề nào. Khi bạn làm như vậy, văn bản đó sẽ bật lên trong đường viền tài liệu ngay lập tức. Dàn bài hiển thị các đầu đề theo bố cục phân cấp.
Để xem đường viền, hãy đi tới Xem > Hiển thị đường viền rồi nhấp vào biểu tượng Đường viền ở trên cùng bên trái của tài liệu.
Sau đó, bạn có thể nhanh chóng di chuyển đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách bấm vào tiêu đề tương ứng trong dàn bài.
Mẹo: Bạn cũng có thể thêm phần tóm tắt tài liệu ngay phía trên dàn bài để có phần tóm tắt tài liệu đẹp mắt.
6. Bản nháp Gmail để cộng tác dễ dàng
Một tính năng cộng tác tuyệt vời khác của Google Tài liệu cũng có thể giúp tiết kiệm thời gian cho các tác vụ của riêng bạn. Bạn có thể tạo thư cho Gmail và gửi chúng đến ứng dụng email dưới dạng bản nháp sẵn sàng để gửi.
Đi tới Chèn > Khối dựng và chọn “Email Draft” trong menu bật ra.
Khi khối xuất hiện trong tài liệu của bạn, hãy thêm người nhận, các liên hệ tùy chọn cho CC và BCC, chủ đề và tin nhắn của bạn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng Gmail ở bên trái.
Sau đó, email đó sẽ nằm trong thư mục Bản nháp của bạn trong Gmail. Đi đến đó khi bạn đã sẵn sàng để gửi email.
Để có một cách thuận tiện để cộng tác trên các tin nhắn hoặc một cách dễ dàng để tạo nhiều email tại một điểm, hãy xem tính năng tuyệt vời này.
7. Từ điển cá nhân cho các từ của riêng bạn
Nếu bạn có thói quen chạy kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Google Tài liệu, bạn sẽ đánh giá cao tính năng tiếp theo này. Với Từ điển cá nhân, bạn có thể thêm các từ của riêng mình mà sẽ không gây ra cảnh báo của người kiểm tra.
Đi tới Công cụ > Chính tả và Ngữ pháp và chọn “Từ điển Cá nhân”.
Nhập từ của bạn vào ô tương ứng và nhấp vào “Thêm”. Bạn có thể tiếp tục thêm nhiều từ hơn và nhấp vào “OK” khi hoàn tất.
Về sau, bạn có thể nhập những từ đó vào tài liệu của mình và chạy kiểm tra chính tả mà không phải lo những từ đó xuất hiện dưới dạng sai chính tả. Điều này tăng tốc quá trình xem xét của bạn và rất phù hợp cho các tên sản phẩm hoặc cá nhân khác thường.
Các tính năng này của Google Documents có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho dù làm việc một mình hay với nhóm. Hãy ghi nhớ chúng để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các tác vụ khác và ít hơn cho việc tạo và chỉnh sửa tài liệu.