Nếu bạn sử dụng các mẫu để bắt đầu nhanh trên tài liệu, báo cáo hoặc bảng tính thì bạn sẽ biết giá trị tiết kiệm thời gian của chúng. Trong Gmail, bạn có thể tạo các mẫu của riêng mình để tiết kiệm thời gian cho những email bạn gửi thường xuyên.
Có thể bạn thường xuyên gửi bản cập nhật cho người giám sát của mình, yêu cầu bản cập nhật từ nhóm của bạn hoặc cho khách hàng biết bạn đã nhận được phản hồi của họ. Thay vì tạo đi tạo lại cùng một thông báo, bạn có thể tạo và sử dụng lại một mẫu.
Bật Mẫu trong Gmail
Vào thời điểm viết bài này vào tháng 2 năm 2022, bạn chỉ có thể tạo và sử dụng các mẫu trên trang web Gmail chứ không phải trong ứng dụng dành cho thiết bị di động. Và để bắt đầu, bạn cần bật các mẫu trong cài đặt Gmail của mình.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải để hiển thị thanh bên và sau đó chọn “Xem tất cả cài đặt”.
Chọn tab Nâng cao và ở bên phải Mẫu, chọn tùy chọn Bật. Nhấp vào “Lưu thay đổi” ở dưới cùng.
Bạn sẽ thấy trang web Gmail được làm mới để phản ánh thay đổi.
Tạo và sử dụng mẫu trong Gmail
Khi các mẫu được bật, hãy nhấp vào “Soạn thư” ở trên cùng bên trái và viết tin nhắn của bạn như bình thường. Bạn cũng có thể tùy chọn bao gồm một dòng Tiêu đề cho email.
Khi bạn đã sẵn sàng lưu email dưới dạng mẫu, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở dưới cùng bên phải của email đó để mở Tùy chọn khác. Di chuyển con trỏ của bạn đến Mẫu rồi chọn Lưu Bản nháp dưới dạng Mẫu > Lưu dưới dạng Mẫu mới.
Đặt tên cho mẫu của bạn trong hộp xuất hiện và nhấp vào “Lưu”.
Nếu muốn gửi email, bạn có thể làm như vậy mà không ảnh hưởng đến mẫu đã lưu. Để chỉ cần đóng email và sử dụng mẫu sau, hãy nhấp vào X ở trên cùng bên phải.
Khi đến lúc sử dụng mẫu của bạn, hãy nhấp vào “Soạn thư” để tạo thư mới. Nhấp vào ba dấu chấm ở dưới cùng bên phải của thư và chuyển đến Mẫu. Chọn tên mẫu trong menu bật ra Chèn mẫu.
Sau đó, bạn sẽ thấy mẫu của mình xuất hiện trong cửa sổ email. Bạn có thể thêm hoặc sửa thông tin trong tin nhắn nếu muốn. Một lần nữa, điều này sẽ không ảnh hưởng đến mẫu đã lưu và cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu nhanh chóng cho email của bạn. Vì vậy, bạn có thể điền ngày tháng, tên hoặc bất cứ thứ gì bạn cần. Sau đó, thêm người nhận và gửi đi.
Chỉnh sửa Mẫu Gmail
Nếu mẫu của bạn cần thay đổi, bạn có thể thực hiện các thay đổi vĩnh viễn đối với mẫu Gmail của mình và ghi đè lên mẫu hiện có. Nhấp vào “Soạn thư” và chèn mẫu như mô tả ở trên. Thực hiện các chỉnh sửa của bạn.
Sau đó, nhấp vào ba dấu chấm và di chuyển đến Mẫu > Lưu Bản nháp dưới dạng Mẫu. Bạn sẽ thấy menu bật lên Ghi đè Mẫu.
Chọn mẫu bạn muốn ghi đè và sau đó xác nhận bằng cách nhấp vào “Lưu”.
Xóa Mẫu Gmail
Nếu bạn lưu một mẫu mà bạn không cần nữa, bạn có thể xóa nó. Nhấp vào “Soạn thư” để mở cửa sổ email. Sau đó nhấp vào ba dấu chấm và di chuyển đến Mẫu > Xóa mẫu. Trong menu bật ra Xóa mẫu, hãy chọn tên của mẫu bạn muốn xóa.
Sau đó, xác nhận bằng cách nhấp vào “Xóa”.
Để biết thêm các cách sử dụng mẫu, hãy xem cách gửi email tự động trong Gmail.